Le groupe MGEN conclut un avenant visant à developper le télétravail au sein de toutes ses entités

Cadre juridique et modalités de recours au télétravail

Le lieu de télétravail doit être déclaré, de même en cas de changement  de celui-ci
 

Le lieu choisi doit :

• Permettre l’accès à une connexion internet haut débit
• Être équipé d’un matériel informatique
• Être un lieu de travail permettant le respect des RGPD
• Présenter une conformité au regard des installations électriques
• Être couvert par une assurance multirisques habitation

Le télétravail pourrait aussi permettre d'inclure l’exercice du travail au sein des locaux habituels de travail et au sein de tiers lieux relevant du Groupe MGEN, pour lequel une étude de faisabilité sera effectuée et pourra donner lieu à une négociation.

Le télétravail se fonde sur le caractère volontaire du salarié et de l’employeur. L’employeur pourra accepter ou refuser la demande du salarié. Aucune obligation ne s’impose aux deux parties.

Concernant les conditions requises :

Le télétravail suppose la maîtrise et l’autonomie du salarié mais aussi de pouvoir exercer son activité à temps plein ou à temps partiel, d’exercer une partie ou la totalité de son activité de manière dématérialisée et de disposer d’une connexion internet haut-débit.

Les stagiaires pourront se voir différer de deux mois la mise en place du télétravail à compter du début du stage.

 Concernant les modalités de recours :

            Pour le télétravail régulier :

• Le salarié éligible souhaitant télétravailler bénéficie d’un plafond de jours proratisés par année civile et pris par journées entières.
  Les jours de télétravail sont déterminés en concertation et en accord avec le manager qui définit les obligations professionnelles.
• Une planification est élaborée entre le manager et le salarié et les jours télétravaillés doivent être déclarés par le salarié.
• Le manager a la faculté de demander une modification des jours télétravaillés déclarés en sollicitant le salarié et peut fixer jusqu'à 1 jour de présence commune au sein des locaux habituels de travail, de manière hebdomadaire

• Un minimum de 2 jours par semaine de présence sur site est requis pour tout salarié

• Le salarié en situation de télétravail peut devoir se rendre dans les locaux de l'entreprise, à la demande de son manager afin de réaliser un travail urgent.
• Une modification des jours de présence sur site du salarié est possible sans délai en cas d’urgence personnelle, sous réserve d'un accord préalable et écrit de son manager.
• Afin de maintenir un lien social au sein de l'entreprise, l'activité en télétravail peut être mise en œuvre dans la limite d'un plafond de jours de télétravail pouvant aller jusqu'à un maximum de 110 jours par an et un minimum de 25 jours. Ce nombre varie selon la nature de l’activité télétravaillable.
   

            Pour le télétravail occasionnel :

• Le télétravail occasionnel est accessible par principe aux salariés éligibles au télétravail.
• Le médecin du travail peut, en tant qu’aménagement de poste temporaire, préconiser le recours à cette forme de télétravail pour des raisons médicales. Celui-ci devra préciser le nombre de jours télétravaillés par semaine, ainsi que la durée de cet aménagement de poste. Le recours au télétravail ne sera pas possible en cas d’arrêt de travail sauf en cas de temps partiel thérapeutique.
• En cas de survenance d’un événement inattendu et impondérable localisé rendant difficile le départ du domicile, le salarié pourra solliciter le recours au télétravail avec un délai de prévenance au moins 1 jour ouvré à l'avance sauf circonstances particulières ne le permettant pas et à défaut le jour même avant le démarrage de la journée de travail. Le recours au télétravail ne devrait se faire qu’à hauteur maximale de 10 jours par an.
• Pour répondre à des situations spécifiques individuelles, un recours au télétravail est possible sur demande formulée auprès du manager avec un délai de prévenance de 21 jours calendaires et sur production de justificatifs de la situation spécifique du salarié concerné.

Ce recours peut être mis en œuvre pendant 3 mois et ne pourra pas excéder 6 mois pour l’accompagnement d’une même personne. Un entretien hebdomadaire entre le manager et le salarié et un retour sur site en présentiel à hauteur d'une fois par mois devront être définies en tant que modalités. Des circonstances particulières permettront de mettre fin de façon anticipée au recours au télétravail.
Pour les salariés âgés d’au moins 57 ans, dont le temps de trajet excède deux heures, pourront avoir recours au télétravail un jour par mois.

            Pour le télétravail exceptionnel :

• Sur la base de l’article 1222-11 du Code travail, l'employeur, de manière exclusive, pourra en cas de circonstances exceptionnelles, mettre en œuvre le télétravail pour assurer la continuité de l’activité de l’entreprise et garantir la protection des salariés. Les Commissions Santé, Sécurité et Conditions de Travail du Groupe MGEN seront destinataire d’une information concernant les modalités de mise en œuvre du télétravail. Le salarié pourra accepter cet aménagement sauf si les raisons imposent de manière impérative un tel recours. Une communication spécifique informera sur les modalités du recours au télétravail en cas de mise en place

Modalités de mise en œuvre du télétravail régulier

Principe du double volontariat :

Le télétravail est à l’initiative du salarié et repose sur son volontariat, le manager peut le proposer mais son refus ne justifie pas en soi un motif de rupture du contrat de travail.

Modalités liées à la demande du salarié :

• La demande du salarié est formalisée par formulaire RH+ auprès du manager. Celui-ci s’engage à examiner la demande dans un délai de 15 jours ouvrés où la faisabilité de la réalisation des tâches à distance sera estimée. En cas d’accord de principe de la part du manager, le salarié devra produire différents documents attestant de son éligibilité au télétravail. En cas de refus, le salarié pourra demander réexamen de sa demande par son n+2 et pourra être assisté par un représentant de proximité relevant de son centre

Période d’adaptation :

• Une période d'adaptation d’une durée de 3 mois sera mise en place pour s’assurer que le télétravail répond bien aux attentes des deux parties.
  L'entreprise ou le salarié pourra mettre fin au télétravail régulier pendant cette période en respectant un délai de prévenance de 15 jours ouvrés sauf accord des parties pour un délai plus court. Si le manager du salarié en décide, il devra en indiquer les raisons par mail au salarié et à la direction des ressources humaines du groupe.

Cette période d’adaptation n’est pas appliquée aux salariés ayant télétravaillé pendant la crise sanitaire

Modalités de réexamen ou de réversibilité du télétravail régulier :

• La situation de télétravail sera réexaminée en cas de changement de fonction du salarié.
• La situation de télétravail est réversible et n’est pas un élément essentiel du contrat de travail ou un avantage acquis, celle-ci pourra donc être interrompue à tout moment. L’interruption par le salarié à l’issue de la période d’adaptation supposera une demande par écrit et le respect d’un délai de prévenance d’un mois. Le délai pourra être plus court en cas d’accord entre les parties. Ce délai de prévenance permettra d’accompagner le changement vers le lieu d’exercice du salarié au sein des locaux habituels de l’entreprise.

Modalités générales en termes d’organisation du travail

Les horaires de travail et l’organisation du temps de travail en situation de télétravail sont établis sur les mêmes bases que celles au sein de l’entreprise et dans le respect des dispositions légales. Le droit à la déconnexion doit donc aussi être respecté ainsi que les temps de pause, de repos, et de travail maximum journalier.

Le salarié doit rester joignable dès lors qu'il se situe dans les plages horaires mentionnées au tableau de service le concernant. Cela devrait permettre au salarié de concilier au mieux ses temps de vie professionnels et personnels.

Droits du télétravailleur

Egalité de traitement :

• Le télétravailleur doit bénéficier des mêmes droits individuels que les autres salariés de l'entreprise, notamment en termes d'accès à la formation professionnelle et d’évolution professionnelle
• Le salarié en télétravail devra bénéficier des dispositions légales et conventionnelles en vigueur dans l’entreprise
• Le télétravailleur doit pouvoir bénéficier d’un titre restaurant, de la prise en charge de l’abonnement mensuel au titre de transport le plus adapté à l’organisation de son nouvel emploi du temps et de tout autre avantage conventionnel versé dans le cadre de son activité
• Les règles de gestion applicables à l’ensemble des congés telles qu’elles résultent des dispositions légales et conventionnelles restent en vigueur

Santé et Sécurité :

• Le règlement intérieur de l’entreprise continue à s’appliquer et devra être respecté par le manager et le salarié dans les mêmes conditions qu’au sein des locaux de l'entreprise, comprenant donc des normes d’hygiène et de sécurité suffisantes.
• Des aménagements de la part du médecin du travail pourront être mis en œuvre en particulier en matière de bénéfice de certains équipements.
• L’établissement du document unique de l’évaluation des risques professionnels pourra intégrer les risques liés à l’éloignement du salarié de la communauté de travail et à la régulation de l’usage des outils numériques
• L’employeur doit informer le salarié en télétravail de la politique de l’entreprise en matière de santé et de sécurité au travail mais surtout des règles relatives à l’utilisation des écrans de visualisation et de recommandations en matière d’ergonomie. Le salarié en télétravail doit les appliquer

Présomption d’accident du travail :

• Le télétravailleur bénéficie de la même couverture accident, maladie, décès et prévoyance que les autres salariés de l’entreprise en plus de la législation en matière d’accident du travail
• Un accident survenu au télétravailleur durant ses horaires de travail, sera soumis au même régime que s’il était intervenu dans les locaux de l’entreprise pendant le temps de travail
• Le télétravailleur est couvert au titre de la législation des accidents de trajet pour se rendre dans les locaux de l’entreprise ou dans le cadre de tout autre déplacement qu’il est amené à faire dans l’exercice de ses missions

Respect de la vie privée :

• L’employeur ne doit pas diffuser les coordonnées personnelles du salarié en télétravail

Obligations du télétravailleur

Le télétravailleur doit respecter les règles de sécurité informatique en vigueur dans l’entreprise. De même, les informations qui lui sont confiées ou auxquelles il a accès dans le cadre de son activité professionnelle doivent être protégées

L’utilisation abusive ou frauduleuse des outils mis à sa disposition est interdite

Aucun tiers n’est autorisé à utiliser le poste de travail et le salarié s’engage à déconnecter sa session de travail dès lors qu’il quitte son poste de travail, même lorsqu’il ne débadge pas et quelle que soit la durée de son déplacement.

Aménagement du poste de travail distant : fourniture et utilisation des équipements

Chaque salarié doit se voir fournir par l’employeur du matériel nécessaire au télétravail en dehors de l’abonnement à un opérateur et la mise à disposition d’une box permettant la connexion au réseau

Le salarié ne devra pas utiliser de matériel informatique personnel dans le but de veiller à la sécurisation des données

L’employeur doit informer l’employeur en cas de problème relatif au matériel informatique, de perte ou de vol

Une panne qui durerait plus d’une journée ne pourrait donner droit à des congés payés, mais imposerait un retour du salarié sur un site du groupe de l’entreprise. Le matériel devra être restitué dès la fin du télétravail

Une subvention de 200 euros TTC est offerte par le groupe sur des articles professionnels, permettant au télétravailleur d’aménager son lieu de travail. Celle-ci pourra être renouvelée une fois tous les 5 ans dès la date d’achat et est ouverte à tous les salariés

Pour les salariés en situation de handicap, l’aménagement du poste de télétravail du salarié fait l’objet d’un examen concerté entre le Médecin du Travail et la Mission Handicap

Prise en charge financière du télétravail

L’employeur prend en charge les frais de maintenance du matériel nécessaire à la bonne exécution du travail ainsi que les coûts du diagnostic de conformité des installations techniques et électriques de l’espace dédié au télétravail

Frais liés à l’utilisation du portable professionnel à domicile et à l’utilisation du domicile pour des activités professionnelles :

Le salarié perçoit une indemnité nette de 2,50 € par jour télétravaillé ou de 1, 25 € par ½ journée télétravaillée.

Ces frais correspondent à une quote-part des frais supplémentaires engagés du fait de cette activité professionnelle en télétravail tels que les frais d’abonnement opérateur et connexion Internet ou le loyer

La participation de l’employeur au repas les jours de télétravail est retenue, les salariés en télétravail bénéficieront de titres restaurants.

Le remboursement aux transports collectifs sont maintenus

Accompagnement

Les managers ayant au moins un salarié en télétravail régulier au sein de leurs équipes seront invités à suivre une formation relative au management à distance et un guide d’accompagnement sera formalisé à leur attention.

Les salariés en télétravail régulier seront invités à suivre une formation afin de les sensibiliser à la pratique du télétravail, qui constitue un changement du mode d’organisation du travail. Un livret sera également mis à disposition des salariés sur leur coffre-fort numérique.

Les salariés bénéficieront d’un accompagnement à l’utilisation des différents outils digitaux existants au sein du Groupe MGEN afin de favoriser la collaboration et les échanges

Organisation matérielle de la continuité du dialogue social en cas de télétravail

En se basant sur les dispositions de l’Accord National Interprofessionnel du 26 novembre 2021, l’accord cherche à concilier qualité du dialogue social et développement du télétravail au sein de l’entreprise :

Les instances sont organisées selon une formule hybride. Cette approche laisse, dans le cadre du dialogue social, le choix entre se rendre au siège pour assister à l’instance, ou la suivre à distance, en cohérence avec l’organisation de son activité.

Pour les salariés titulaires de mandats de représentant du personnel ou mandats syndicaux et pouvant relever du télétravail régulier, le temps passé à cette instance ne sera pas décompté des plafonds de télétravail et sera considéré comme du télétravail

Tout salarié peut assister à une réunion syndicale d’information, à raison d’une heure par mois, sur son temps de travail, après en avoir informé son responsable hiérarchique. Ces réunions peuvent se tenir sur site ou à distance.

Une boîte aux lettres électronique sera mise en place pour transmettre des informations aux salariés relatives à la gestion des œuvres sociales et culturelles mais aussi pour faciliter la communication des salariés vers les représentants de proximité

Information des salariés et des managers

Un Guide d’information des Salariés et des Managers sera communiqué et mis à disposition.