Compte pénibilité : le dispositif de traçabilité entre pleinement en vigueur le 1er juillet

Attention! Afin de simplifier et d’alléger les obligations des employeurs en matière de traçabilité des expositions de leurs salariés aux facteurs de pénibilité, le législateur a procédé, dans le cadre de la loi relative au dialogue social et à l’emploi du 17 août 2015, à une refonte du dispositif issu des lois portant réforme des retraites du 9 novembre 2010 et du 20 janvier 2014. Le législateur avait en effet prévu qu’à compter du 1^er janvier 2015, seuls les dépassements de seuils pour les risques liés aux activités exercées en milieu hyperbare, au travail de nuit, au travail en équipes successives alternantes et au travail répétitif, déclenchent l’obligation légale de déclaration des expositions professionnelles, et avait différé au 1^er juillet 2016 la prise en compte des risques liés aux manutentions manuelles de charges, aux postures pénibles, aux vibrations mécaniques, aux agents chimiques dangereux, aux températures extrêmes et au bruit.

Introduction

La notion de traçabilité n’est pas étrangère aux textes législatifs et réglementaires relatifs à la santé et aux conditions de travail.  Néanmoins, jusqu’à récemment, elle était circonscrite à certaines expositions professionnelles (principalement les rayonnements ionisants et les risques chimiques). Le débat sur les retraites et les questionnements sur les voies et moyens susceptibles d’améliorer le taux d’emploi des seniors ont mis en évidence la nécessité d’actions fortes en matière de prévention de l’exposition des salariés à différents risques professionnels pouvant, à terme, altérer leur santé et par conséquent leur employabilité.    

C’est dans ce contexte que la notion de traçabilité s’est imposée comme un outil nécessaire préalablement à toute démarche de prévention. A l'occasion de deux lois relatives aux retraites (2010 et 2014), le législateur tente d'apporter des réponses à cette question en élargissant le dispositif de la fiche de prévention des expositions à plusieurs facteurs de risques professionnels. 

I- Notion de traçabilité des expositions professionnelles

• A- Eléments de contexte 
• B- Définition
• C- Enjeux

A- Eléments de contexte 

Depuis quelques années un consensus a émergé autour de la nécessité de développer la traçabilité des expositions professionnelles en vue d’une prévention des risques professionnels efficace. Ainsi,    

• Les acteurs sociaux signataires de l’accord interprofessionnel du 12 mars 2007 relatif à la prévention, à la tarification et à la réparation des risques professionnels ont émis le souhait, aux fins d’améliorer la traçabilité des expositions professionnelles, « qu’une étude de faisabilité soit engagée sur les conditions d’inscription, dans le dossier médical personnel, des fiches d’expositions professionnelles » ; 
• Dans le même ordre d’idées, pour « mieux connaître les expositions des travailleurs aux risques professionnels », la Conférence sociale tripartite sur les conditions de travail de 2007 a préconisé d’ « engager la négociation sur les conditions de traçabilité des expositions aux risques, les modalités de conservation des informations, les conditions d’accès à ces informations et leur lien avec la médecine de ville » ;
• S’inscrivant dans cette perspective, un rapport de l’Inspection générale des affaires sociales de 2008 formule plusieurs propositions visant à « inscrire la traçabilité des expositions professionnelles dans une démarche stratégique d’organisation de la prévention primaire des risques cancérogènes, mutagènes ou toxiques pour la reproduction (CMR) conduite par l’entreprise » ;  
• Dans l’étude d’impact relative à la loi sur les retraites de 2010, il est indiqué que « la traçabilité individuelle des expositions constitue un élément déclencheur d’une politique de prévention et de réparations des expositions » et est précisé qu’ « il s’agit de recenser les postes pénibles afin d’en avoir une meilleure connaissance, mais également de contribuer à l’amélioration et à l’effectivité du suivi post-professionnel et à la prévention dans l’entreprise ».

B- Définition

Qu’est-ce que la traçabilité ? Dans le domaine du management de la qualité, la traçabilité est définie, selon la norme ISO 8402, comme « l’aptitude à retrouver l’historique, l’utilisation ou la localisation d’un produit ou d’une activité au moyen d’informations enregistrées ». Appliquée aux expositions aux risques professionnels, la démarche tendrait à « identifier le risque, évaluer l’exposition, et conserver les données »[1].

La traçabilité peut prendre une forme collective à travers par exemple « des systèmes d’enregistrement et bases de données visant à fournir des données scientifiques et technologiques sur les produits chimiques, les dangers qu’ils représentent pour la santé, les expositions, les risques et leur contrôle dans un contexte professionnel, et les répercussions négatives sur la santé provoquées par ces produits chimiques »[2], ou individuelle par un « mécanisme de suivi individuel d’un salarié tout au long de sa carrière et après celle-ci, en vue d’en tirer un certain nombre de conséquences en termes d’assurance [aide à la reconnaissance de maladies professionnelles], de prévention, de suivi épidémiologique … »[3].

En France, il existe un dispositif ancien (remontant à 1967) et très élaboré de traçabilité des expositions professionnelles concernant les travailleurs exposés aux rayonnements ionisants. Ce système repose notamment sur l’établissement par l’employeur d’une fiche d’exposition et un suivi dosimétrique.

Un autre dispositif de suivi a été instauré en 2001 pour les travailleurs exposés aux agents chimiques dangereux pour la santé, pour lesquels l'employeur devait tenir une liste actualisée des travailleurs exposés à ces agents. L'employeur était également tenu d'établir, pour ces travailleurs, une fiche d'exposition (indiquant notamment la nature du travail réalisé, les caractéristiques des produits et les périodes d'exposition). Suite à la création de la fiche de prévention des expositions aux facteurs de risques professionnels, ces fiches et attestations sont supprimées. Toutefois, le médecin du travail constitue et tient, pour chaque travailleur exposé aux agents chimiques dangereux pour la santé, un dossier individuel contenant une copie de la fiche de prévention des expositions aux facteurs de risques professionnels.

C- Enjeux

Les enjeux de la mise en place de dispositifs permettant la traçabilité des expositions professionnelles peuvent être multiples. En premier lieu, ils constituent d’utiles outils de prévention. Ainsi, pour l’employeur, « la traçabilité s’inscrit dans la continuité de la démarche d’analyse du risque et de l’action corrective »[4]. Pour le salarié « la traçabilité permet de connaître la réalité de ses conditions de travail et d’en être l’acteur informé »[5]. Pour le médecin du travail, elle « permet d’assurer un suivi médical et une action en milieu de travail à partir de données de terrain fiables ».

Derrière les dispositifs de traçabilité il y a par ailleurs un enjeu de santé publique. A ce titre, ils permettent « d’évaluer le risque encouru par les travailleurs à titre individuel et à titre collectif sur le court, moyen et long terme » et « de mieux cerner les populations qui ont besoin d’un suivi post-professionnel et d’actions de prévention  prioritaires »[6].

Sur le plan juridique, un dispositif de traçabilité « acte l’existence ou non de mesures prises pour supprimer ou réduire le risque ; ce qui n’est pas indifférent en termes de responsabilité juridique »[7]. Un tel dispositif peut être utile au salarié qui s’engage dans une démarche de reconnaissance de maladie professionnelle.       

II- Obligation de traçabilité des expositions professionnelles

• A- Dispositif en vigueur du 1^er janvier 2012 au 31 décembre 2014
• B- Dispositif applicable à partir du 1^er janvier 2015
• C- Dispositif applicable à partir du 1^er janvier 2016

A- Dispositif en vigueur du 1^er janvier 2012 au 31 décembre 2014

La loi du 9 novembre 2010 portant réforme des retraites (article L 4121-3-1 du code du travail) rend obligatoire la traçabilité individuelle des expositions à certains risques professionnels. Ainsi, pour chaque travailleur exposé à « un ou plusieurs facteurs de risques professionnels déterminés par décret et liés à des contraintes physiques marquées, à un environnement physique agressif ou à certains rythmes de travail susceptibles de laisser des traces durables identifiables et irréversibles sur sa santé », l'employeur doit établir une fiche de prévention des expositions.   

Deux décrets et un arrêté, publiés le 31 janvier 2012, définissent le contenu de cette fiche, les conditions de sa mise à jour, les modalités de sa communication au travailleur et les sanctions applicables en cas de manquement de l'employeur.

B- Dispositif applicable à partir du 1^er janvier 2015

La loi relative aux retraites du 20 janvier 2014 a modifié ce dispositif de traçabilité. Des décrets publiés le 10 octobre dernier précisent le nouveau contenu de cette obligation.

1- Travailleurs concernés 

Elle prévoit que pour chaque travailleur exposé, au-delà de certains seuils, après application des mesures de protection collective et individuelle, à un ou plusieurs facteurs de risques professionnels liés à des contraintes physiques marquées, à un environnement physique agressif ou à certains rythmes de travail susceptibles de laisser des traces durables identifiables et irréversibles sur sa santé, l'employeur a l’obligation d’établir une fiche individuelle de prévention.

Le dispositif de traçabilité qui s'applique sans considération de taille d'entreprise ou d'effectif de travailleurs exposés s'adresse à tout travailleur salarié, y compris temporaire, titulaire d'un contrat de travail dont la durée est supérieure ou égale à au moins un mois, ainsi qu'à toute personne placée à quelque titre que ce soit sous l'autorité de l'employeur. Le suivi des expositions ne concerne, par conséquent, pas les titulaires de contrats de travail d'une durée inférieure à un mois.

Les travailleurs détachés en France sont également concernés par la traçabilité en application de l'article L. 1262-4 du code du travail. A ce titre, l'entreprise donneuse d'ordre transmet à l'entreprise sous-traitante les informations nécessaires à l'établissement par cette dernière de la fiche de prévention des expositions. En revanche, les travailleurs détachés ne rentrent pas dans le champ d'application du compte personnel de pénibilité.

Les travailleurs intérimaires sont eux aussi concernés par le dispositif, les entreprises de travail temporaire établissent la fiche sur la base des informations transmises par les entreprises utilisatrices. 

En revanche, conformément à l'article L. 7221-2 du code du travail, les salariés du particulier employeur ne sont pas concernés par le dispositif de traçabilité.     

2- Facteurs et seuils d’exposition à la pénibilité

Les facteurs de risques professionnels à prendre en compte au titre de la pénibilité et les seuils associés à chacun d’eux sont les suivants :

Lorsque la durée minimale d’exposition est décomptée en nombre d’heures par an, le dépassement du seuil est apprécié en cumulant les durées pendant lesquelles se déroulent chacune des actions ou pendant lesquelles chacune des situations sont constatées.

3- Lissage dans le temps

La prise en compte de ces facteurs aux fins d’établir la fiche de prévention des expositions professionnelles se fera en deux étapes : 

• A compter du 1^er janvier 2015, seuls les dépassements de seuils pour les risques suivants déclencheront l’obligation légale :

• les activités exercées en milieu hyperbare ;
• le travail de nuit ;
• le travail en équipes successives alternantes ;
• le travail répétitif 
• Les dépassements de seuils des autres risques professionnels (manutentions manuelles de charges ; postures pénibles ; vibrations mécaniques ; agents chimiques dangereux ; températures extrêmes ; bruit) ne seront pris en compte qu’à partir du 1^er juillet 2016 (décret n°2015-1888 du 30 décembre 2015).

4- Évaluation des expositions aux facteurs de risques professionnels    

L’exposition de chaque travailleur est évaluée par l’employeur au regard des conditions habituelles de travail caractérisant le poste occupé, appréciées en moyenne sur l’année, notamment à partir des données collectives utiles à l'évaluation des expositions individuelles aux facteurs de risques professionnels.

L’évaluation prend en compte, le cas échéant, les situations types d’exposition identifiées dans des accords de branche étendus portant sur la prévention de la pénibilité.

L’employeur peut également prendre en compte des documents d’aide à l’évaluation des risques, notamment des référentiels de branche, dont la nature et la liste seront fixées par arrêté interministériel.

5- Contenu de la fiche de prévention des expositions  

L’employeur consigne dans la fiche de prévention des expositions :

• les conditions de pénibilité résultant des facteurs de risques professionnels auxquelles le travailleur est exposé,
• la période au cours de laquelle cette exposition est survenue,
• ainsi que les mesures de prévention qu’il a mises en œuvre pour faire disparaître ou réduire l'exposition à ces facteurs durant cette période.

La fiche individuelle est établie en cohérence avec l'évaluation des risques professionnels.

L’employeur conserve par tout moyen les fiches de prévention des expositions de ses salariés pendant cinq ans après l’année à laquelle elles se rapportent. Il existe une seule fiche par année ou, en cas de contrat infra-annuel, par période d'exposition.

6- Déclaration des expositions et communication de la fiche de prévention  

Dès lors que l'employeur estime que le poste occupé par son salarié donne lieu à exposition à la pénibilité au-delà des seuils, il déclare le ou les facteurs en cause à la Caisse nationale d'assurance vieillesse. Comment? La déclaration s'effectue, pour les expositions ayant eu lieu en 2015, par la déclaration annuelle des données sociales (DADS). Une instruction complémentaire précisera ultérieurement les modalités déclaratives de l'employeur pour ce qui concerne la déclaration sociale nominative (DSN), qui se substituera à compter du 1er janvier 2016 à la DADS.  

Les employeurs qui disposent d'un logiciel de paie adapté pourront y saisir directement les données relatives aux expositions, ce qui leur permettra de générer la DADS et d'éditer les fiches d'expositions de manière automatisée, sans qu'il soit besoin d'une nouvelle saisie des données.

En revanche, lorsque l'employeur ne dispose pas de logiciel de paie lui permettant de générer la DADS, il déclare les facteurs d'exposition sur le portail e-ventail par l'outil DADS-NET.

Quant aux employeurs déclarant leurs cotisations par les dispositifs de titres simplifiés comme le titre emploi services entreprise (TESE), ils déclarent les facteurs d'exposition par ces mêmes titres.

Ainsi, après avoir établi la fiche, l’employeur a l’obligation de la transmettreau travailleur au terme de chaque année civile et, au plus tard, le 31 janvier de l’année suivante. Pour les travailleurs dont le contrat s’achève au cours de l’année civile, il l’établit et la transmet au travailleur au plus tard le dernier jour du mois suivant la date de fin de contrat.

Une copie de la fiche est remise au travailleur en cas d’arrêt de travail d’au moins trente jours consécutif à un accident du travail ou une maladie professionnelle et d’au moins trois mois dans les autres cas. Elle est par ailleurs tenue à sa disposition tout moment s'il en fait la demande.

En cas de décès du travailleur, ses ayants droit peuvent obtenir copie d'une version actualisée de la fiche s'ils en font la demande à l'employeur.

Les informations contenues dans ce document sont confidentielles et ne peuvent pas être communiquées à un autre employeur auprès duquel le travailleur sollicite un emploi.

Une copie est également communiquée au service de santé au travail qui la transmet au médecin du travail. Elle complète le dossier médical en santé au travail de chaque travailleur. Elle précise de manière apparente et claire le droit pour tout salarié de demander la rectification des informations contenues dans ce document.

Quant au comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail, n'ayant pas accès aux documents à caractère nominatif, il ne peut donc pas demander à consulter la fiche individuelle des expositions. Ceci étant dit, le CHSCT dispose du document unique d'évaluation des risques et des éléments consignés en annexe lui permettant une connaissance des données collectives utiles à l'évaluation des expositions individuelles aux facteurs de pénibilité et la proportion des salariés exposés à la pénibilité dans l'entreprise. Il dispose, par ailleurs, notamment, du programme annuel de prévention des risques professionnels et d'amélioration des conditions de travail ainsi que du rapport annuel faisant le bilan de la situation générale de la santé, de la sécurité et des conditions de travail dans son établissement et des actions menées.      

S’agissant des travailleurs intérimaires, le contrat de mise à disposition doit indiquer, au titre des caractéristiques particulières du poste à pourvoir, à quels facteurs de risques professionnels ils sont exposés, au vu des conditions habituelles de travail appréciées en moyenne sur l’année par l’entreprise utilisatrice, caractérisant le poste occupé.  

En tant que de besoin et à l’initiative de l’entreprise utilisatrice, un avenant au contrat de mise à disposition rectifie ces informations. 

L’entreprise de travail temporaire est tenue de remettre au salarié la fiche de prévention des expositions au plus tard le 31 janvier de l’année suivant celle à laquelle elle se rapporte. La fiche lui est également transmise, lorsqu’il la demande.

A titre transitoire, en 2015, l’entreprise utilisatrice peut transmettre les informations relatives à l’exposition du salarié à la pénibilité à l’entreprise de travail temporaire par un autre support que le contrat de mise à disposition. Dans ce cas, cette transmission intervient au plus tard le 1^er janvier 2015.

7- Sanction pénale

Le fait de ne pas remplir ou actualiser la fiche de prévention des expositions est puni de l'amende prévue pour les contraventions de la cinquième classe (jusqu’à 1500 euros, 3000 euros en cas de récidive). L'amende est appliquée autant de fois qu'il y a de travailleurs concernés par l'infraction.

8- Articulation entre la traçabilité individuelle des expositions à la pénibilité et la démarche globale d'évaluation des risques professionnels 

Dans le cadre de ses obligations contractuelles, l'employeur est tenu de "prendre les mesures nécessaire pour assurer la sécurité et protéger la santé physique et mentale des travailleurs" (article L. 4121-1 du code du travail). A ce titre, il doit, en tout premier lieu, s'employer à éviter à ses salariés de s’exposer à des risques professionnels. En présence de risques difficilement évitables, l'employeur est tenu de procéder à leur évaluation et d’élaborer des actions de nature à prévenir leur réalisation. 

A cet égard, outre le dispositif de traçabilité des expositions à la pénibilité, il existe un autre dispositif obligatoire dont l’objectif est de concourir au développement de politiques préventives sur les lieux de travail, c'est celui relatif à l'évaluation des risques professionnels dont les résultats doivent être transcrits dans un document unique.

Dès lors, quelle articulation est-elle envisageable entre le premier dispositif qui est individualisé et s'adresse à chaque travailleur exposé à des facteurs précis de pénibilité et le second qui implique une démarche de nature collective couvrant tous les risques identifiés dans chaque unité de travail de l'entreprise ou de l'établissement? Selon les pouvoirs publics, l'évaluation des risques réalisée dans le cadre du document unique a vocation à servir de repère à l'employeur pour l'appréciation des conditions de pénibilité auxquelles chaque travailleur est exposé. 

Pour ce faire, les textes prévoient que l'employeur consigne, en annexe du document unique :

• les données collectives utiles à l'évaluation des expositions individuelles aux facteurs de risques professionnels de nature à faciliter l'établissement des fiches de prévention des expositions, notamment à partir de l'identification de situations types d'exposition ;
• la proportion de salariés exposés aux facteurs de risques professionnels, au-delà des seuils prévus. Cette proportion est actualisée en tant que de besoin lors de la mise à jour du document unique.

Ainsi, souligne l’instruction DGT-DSS, la traçabilité individuelle de l'exposition découle de l'évaluation de la pénibilité présente en moyenne dans l'entreprise, que l'employeur apprécie en fonction du ou des postes occupés par le travailleur au cours de l'année et des situations de travail associées, en cohérence avec sa démarche globale et à caractère collectif d'évaluation des risques. 

C- Dispositif applicable à partir du 1^er janvier 2016

Afin de simplifier et d’alléger les obligations des employeurs en matière de traçabilité des expositions de leurs salariés aux facteurs de pénibilité, le législateur a procédé, dans le cadre de la loi relative au dialogue social et à l’emploi du 17 août 2015, à une refonte du dispositif issu des lois portant réforme des retraites du 9 novembre 2010 et du 20 janvier 2014. Le législateur avait en effet prévu qu’à compter du 1er janvier 2015, seuls les dépassements de seuils pour les risques liés aux activités exercées en milieu hyperbare, au travail de nuit, au travail en équipes successives alternantes et au travail répétitif, déclenchent l’obligation légale de déclaration des expositions professionnelles, et avait différé au 1er juillet 2016 la prise en compte des risques liés aux manutentions manuelles de charges, aux postures pénibles, aux vibrations mécaniques, aux agents chimiques dangereux, aux températures extrêmes et au bruit.

La Direction générale du travail et la Direction de la sécurité sociale ont publié, le 20 juin 2016, une instructionafin de préciser la nature des obligations des employeurs liées à la mise en place et au fonctionnement du compte de prévention de la pénibilité et l’évolution de la définition et des seuils d’exposition de certains facteurs de risques professionnels, qui fait suite aux rapports remis par MM. Sirugue-Huot-de Virville d’une part et M. Lanouzière d’autre part. Cette instruction annule et remplace l’instruction DGT-DSS n°1 du 13 mars 2015 relative à la mise en place du compte personnel de prévention de la pénibilité en 2015.

Rappelons tout d’abord qu’avant la loi Rebsamen, pour chaque travailleur exposé au-delà de certains seuils, après application des mesures de protection collectives et individuelles, à un ou plusieurs facteurs de pénibilité, l'employeur avait plusieurs obligations et principalement l’établissement d’une fiche individuelle de prévention des expositions dite « fiche pénibilité » et satransmissionau travailleur. Cette traçabilité permettait d’alimenter le compte personnel de pénibilité, créant de nouveaux droits en faveur de ces salariés (droit à la formation, droit au temps partiel, droit à la retraite anticipée).

Sur la base du rapport de mai 2015 intitulé « Compte personnel de prévention de la pénibilité. Propositions pour un dispositif plus simple, plus sécurisé et mieux articulé avec la prévention »[8], la loi Rebsamen a supprimé la fiche d’exposition au profit d’une déclaration dématérialisée aux CARSAT et revu la définition et les seuils d’exposition des facteurs de pénibilité. La dimension collective, avec l’intervention des branches professionnelles, a également été privilégiée (voir lettre d’information n°86 pour le détail des modifications apportés par la loi).

L’ensemble de ces nouvelles modalités ont été précisées par décrets et arrêtés d’application. Ces dispositions sont entrées en vigueur le 1^er janvier 2016.

1- Obligation de déclaration des expositions auprès des CARSAT

Désormais, il incombe à l’employeur de déclarer de façon dématérialisée via la déclaration annuelle des données sociales (pour les expositions des années 2015 et 2016) puis la déclaration sociale nominative (pour les expositions à compter de l’année 2017), aux caisses d'assurance retraite et de la santé au travail (CARSAT) les salariés exposés à des « facteurs de risques professionnels liés à des contraintes physiques marquées, à un environnement physique agressif ou à certains rythmes de travail, susceptibles de laisser des traces durables, identifiables et irréversibles » sur leur santé. L’instruction du ministère du travail du 20 juin 2016 précise que « l’objectif est d’identifier les personnes qui sont fortement exposées, c’est-à-dire au-delà des seuils ». 

En conséquence de la mise en place de l'obligation de déclaration des risques professionnels, les employeurs ne seront plus tenus d’établir une fiche de prévention des expositions pour chaque salarié travaillant dans des conditions pénibles, ni de l’adresser annuellement à la Caisse nationale d’assurance vieillesse. Ce seront les CARSAT, chargées d’enregistrer sur le compte pénibilité les points correspondant aux données déclarées par l'employeur, qui porteront annuellement à la connaissance du travailleur les points acquis au titre de l'année écoulée dans un relevé précisant chaque contrat de travail ayant donné lieu à déclaration et les facteurs d'exposition.

Les informations contenues dans cette déclaration sont confidentielles et ne peuvent pas être communiquées à un autre employeur auprès duquel ils sollicitent un emploi. En revanche, dans le cadre de la surveillance médicale individuelle du travailleur, le médecin du travail peut demander à l'employeur la communication de ces informations qui peuvent, le cas échéant, venir compléter le dossier médical en santé au travail du travailleur.  

La production de la déclaration des expositions est intégrée aux logiciels de paie. Elle est réalisée sur la base de la simple indication de l’exposition du salarié aux facteurs de pénibilité.

La période d’exposition n’a pas à être renseignée, étant mécaniquement égale soit à une année civile, soit pour les contrats d’une durée d’au moins un mois, qui débutent ou s’achèvent en cours d’année, à la durée du contrat de travail dans l’année civile.

A contrario, le suivi des expositions ne concerne pas les titulaires de contrat de travail d’une durée inférieure à 1 mois.

L’employeur coche simplement dans le système d’information la ou les cases correspondant aux facteurs auxquels le travailleur est exposé au-delà des seuils. Si le salarié n’est exposé à aucun facteur ou est exposé en deçà des seuils, l’employeur ne coche aucune case.

L’alimentation de ces données dans le logiciel de paie permet, sous réserve de la disponibilité de la fonctionnalité, d’éditer les fiches d’exposition de manière automatisée, sans qu’il soit besoin d’une nouvelle saisie des données.

A noter que la DSN sera généralisée à toutes les entreprises en juillet 2017 au plus tard en application de la loi de financement de la sécurité sociale pour 2016.

Quant aux employeurs qui ne disposent pas de logiciel de paie leur permettant de déclarer les facteurs d’exposition, le ministère du travail indique qu’ils peuvent procéder à leur déclaration de la manière suivante :

- jusqu’à la généralisation de la DSN, sur le portail e-ventail par l’outil DADS-NET accessible par le lien suivant : https://www.e-ventail.fr/ss/Satellite/e-ventail/vos-services/Saisie-en-ligne-DADSNET.html

- grâce aux offres de service simplifiées (cf. fiche n°6) : titre emploi service entreprise (TESE), chèque emploi associatif (CEA) et titre emploi simplifié agricole (TESA).

Dans cette démarche de déclaration des expositions, l'employeur est tenu d'agir en cohérence avec l'évaluation des risques professionnels  prévue par l'article L. 4121-3 du code du travail et au regard des conditions habituelles de travail caractérisant le poste occupé, appréciées en moyenne sur l'année (C.trav., art D4161-1). Il devra ainsi consigner en annexe du document unique d’évaluation des risques (DUER) :

• Les données collectives utiles à l’évaluation des expositions individuelles aux facteurs de pénibilité de nature à faciliter l’établissement des fiches de prévention, notamment à partir de l’identification des situations types d’exposition
• La proportion de salariés exposés aux facteurs (à actualiser au moment de la mise à jour du DUER) (C.trav., art R4121-1-1)

Dans son instruction du 20 juin dernier, le ministère du travail indique que l’évaluation des risques réalisée dans le cadre du DUER a vocation à servir de « repère à l’employeur » pour l’appréciation des conditions de pénibilité auxquelles chaque travailleur est exposé. Concrètement, l’employeur pourra, à travers la démarche d’évaluation des risques, identifier des « groupes homogènes d’exposition » constituant une carte des situations professionnelles de son entreprise exposées de manière homogène à la pénibilité.

Ainsi, par exemple, pour les facteurs directement liés à l’activité professionnelle et résultant d’un travail manuel que sont les manutentions manuelles de charges, les postures pénibles, le travail répétitif et les vibrations mécaniques, l’analyse en groupes homogènes d’exposition apparaît particulièrement utile.

Bien qu’elle relève de la responsabilité de l’employeur, la déclaration des expositions peut s’enrichir de l’analyse effectuée par le comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail au titre de sa compétence en matière des risques professionnels auxquels peuvent être exposés les travailleurs de l'établissement ainsi que des conditions de travail.

S’agissant des travailleurs intérimaires, c’est l’entreprise de travail temporaire qui déclare l’exposition des salariés dont elle est l’employeur.

Toutefois, sa déclaration se fonde sur les informations transmises par l’entreprise utilisatrice dans le cadre du contrat de mise à disposition. Celui-ci indique à quels facteurs de risques professionnels le salarié temporaire est exposé au vu des conditions habituelles de travail caractérisant le poste occupé, appréciées en moyenne sur l’année par l’entreprise utilisatrice. En tant que de besoin et à l’initiative de l’entreprise utilisatrice un avenant au contrat de mise à disposition rectifie ces informations.

L’employeur doit procéder à la déclaration des expositions dans les délais suivants :

- pour les contrats qui demeurent en cours à la fin de l’année civile, la déclaration des facteurs s’effectue au terme de l’année et au plus tard au titre de la paie du mois de décembre. En déclaration annuelle des données sociales (DADS), la date correspond au 31 janvier N+1, en déclaration sociale nominative (DSN) il s’agit du 5/15 janvier N+1 ; pour les employeurs agricoles, en déclaration trimestrielle des salaires (DTS), la date correspond au 10 janvier N+1 (4ème DTS) ;

- pour les contrats qui s’achèvent au cours de l’année civile, la déclaration des facteurs s’effectue :

• si l’employeur procède à la déclaration des facteurs par la DADS, cette déclaration s’effectue au 31 janvier N+1 ;

• si l’employeur procède à la déclaration des facteurs par la DTS, cette déclaration s’effectue par le biais de la DTS du trimestre au cours duquel le contrat s’achève ;

• si l’employeur procède à la déclaration des facteurs par la DSN, cette déclaration s’effectue lors de la dernière paie effectuée au titre de ce contrat.

Pour les travailleurs titulaires d’un contrat d’au moins 1 mois qui s’achève en cours d’année, l’employeur devra réaliser la déclaration au plus tard lors de la paie effectuée au titre de la fin du contrat.

Par ailleurs, est instauré un droit de rectification de la déclaration. L’employeur a jusqu'au 5 ou 15 avril de l'année suivante, selon l’échéance du paiement des cotisations applicables à l’employeur ou lorsqu’elle est faite en faveur du salarié, dans un délai de trois ans.

Tableau synthétique des délais de correction des facteurs d’exposition

2- Évaluation des expositions aux risques

L’exposition de chaque travailleur est évaluée par l’employeur au regard des conditions habituelles de travail caractérisant le poste occupé, appréciées en moyenne sur l’année, notamment à partir des données collectives utiles à l'évaluation des expositions individuelles aux facteurs de risques professionnels. L’évaluation prend en compte, le cas échéant, les situations types d’exposition identifiées dans des accords de branche étendus portant sur la prévention de la pénibilité. L’employeur peut également prendre en compte des documents d’aide à l’évaluation des risques, notamment des référentiels de branche, dont la nature et la liste seront fixées par arrêté interministériel.

A la lumière de ces éléments, le ministère du travail invite à considérer trois cas de figure :

- il n’existe pas d’accord collectif de branche étendu ou, à défaut, de référentiel professionnel homologué dans la branche de l’employeur :

Dans ce cas, les seuils de pénibilité sont définis en croisant un critère d’intensité et un critère de durée. L’employeur évalue l’exposition de ses salariés à la pénibilité, au-delà de ces seuils, au regard des conditions habituelles de travail caractérisant le poste occupé, telles qu’elles se révèlent être en moyenne au cours de l’année. En pratique, il est très fréquent qu’un travailleur soit affecté à plusieurs postes au cours de l’année. Dans ce cas, c’est bien l’ensemble des expositions subies par le travailleur sur l’ensemble de ces postes que l’employeur prend en compte pour déterminer son exposition moyenne annuelle.

Le ministère du travail souligne que l’appréciation des conditions de pénibilité par l’employeur tient compte des effets et performances attendus en termes de réduction du risque ou de la nuisance des mesures de protection collective et individuelles, notamment tels qu’identifiés par le fabricant.

Ainsi par exemple, dans un atelier où les travailleurs sont exposés au bruit, le fait d’apporter des modifications aux caractéristiques du local et de diminuer notamment ses caractéristiques en termes de réverbération du bruit peuvent conduire à améliorer le niveau de protection collective ; l’employeur est fondé à prendre en compte les informations sur les performances fournies par le fournisseur des matériaux absorbants apposés sur les cloisons.

- Il existe, à défaut d’accord collectif de branche étendu, un référentiel professionnel de branche homologué dans la branche de l’employeur qui caractérise les postes, métiers ou situations de travail, exposés à la pénibilité : l’employeur peut utiliser cette caractérisation des postes métiers ou situations de travail exposés aux facteurs de pénibilité au-delà des seuils ou choisir d’utiliser son propre dispositif d’évaluation des risques et d’identification des salariés exposés, intégrant la prise en compte des mesures de protection individuelle et collective.

Il est à noter que le référentiel qui est élaboré et utilisé comme « un mode d’emploi d’évaluation de l’exposition des travailleurs » doit être homologué par arrêté conjoint des Ministres du Travail et des Affaires sociales, après avis du Conseil d’orientation des conditions de travail (Coct). Il ne peut être établi que par une organisation professionnelle représentative de la branche concernée, dans la limite de son champ d’activité. Par ailleurs, il ne peut être établi qu’un seul référentiel pour chaque branche ou pour chaque champ d’activité d’une branche. S’agissant des postes, métiers ou situations de travail qu’il identifie, il ne peut être fait usage dans cette même branche ou dans ce même champ d’activité d’un autre référentiel. Il doit présenter l’impact des mesures de protection collective et individuelle sur l’exposition des travailleurs à la pénibilité.

La demande d’homologation doit être accompagnée de toutes données permettant d’évaluer les effectifs des travailleurs de la branche exposés aux facteurs de pénibilité au-delà des seuils.

Le référentiel doit être réévalué selon une périodicité qu’il détermine et qui ne peux excéder 5 ans.

L’employeur qui applique le référentiel est présumé de bonne foi. Il ne pourra pas être pénalisé (C.trav., art L4161-2).

- Il existe un accord collectif de branche étendu, conclu dans le cadre des articles L. 4163-3 et L. 4163-4 (accord en faveur de la prévention de la pénibilité), qui caractérise les postes, métiers ou situations de travail exposés à la pénibilité : l’employeur doit utiliser cette caractérisation, qui prend en compte les mesures de protection collective ou individuelle, pour déclarer les expositions des travailleurs. Cependant, si l’employeur a, antérieurement à la conclusion de l’accord, mis en place son propre dispositif d’évaluation des risques et d’identification des salariés exposés, dans le cadre précisé ci-dessus, il pourra continuer à se fonder sur ce dernier pour ses déclarations ultérieures dès lors que ce dispositif n’est pas contradictoire avec celui de l’accord collectif.

L’employeur peut, en cas de contestation, se prévaloir de l’utilisation de bonne foi de ces accords de branche étendus ou référentiels identifiant des postes, métiers ou situations de travail exposés à la pénibilité.

3- Facteurs de pénibilité : redéfinition de certains critères et des seuils d’exposition afférents

Certains facteurs de risques professionnels caractéristiques de la pénibilité et les seuils qui s’y rattachent ont soulevés nombre d’interrogations et de critiques (ex. le travail répétitif dont la définition actuelle donne lieu à différentes interprétations ; le bruit dont il a été souligné que le seuil retenu de 80 décibels n’est pas relié au seuil d’action de 85dB ; les manutentions manuelles de charge à propos desquelles les organisations professionnelles souhaiteraient pouvoir raisonner en cumul de charges globalisant les différents facteurs : actions de lever/porter, pousser/tirer, déplacer, cumul de manutentions de charges ; les agents chimiques dangereux qui ne devraient, selon certaines organisations professionnelles, être traités que sous l’angle de la réglementation de prévention).

Les pouvoirs publics semblent partager ce constat, si bien que la loi relative au dialogue social et à l’emploi, entérinant une préconisation du rapport des missions de réflexion précitées appelant à une remise à plat de certains facteurs de pénibilité, confie au pouvoir réglementaire le soin de revoir lesdits facteurs en y apportant les précisions nécessaires et, le cas échéant, en faisant évoluer les paramètres de définition. 

Ainsi, concernant le bruit (dont l'entrée en vigueur en tant que facteur caractéristique de la pénibilité est prévue à compter du 1er juillet 2016), les seuils seront les suivants :

S'agissant du travail répétitif dont la définition a nécessité une étude approfondie est caractérisé (à compter du 1er janvier 2016) comme suit :

Pour les autres facteurs, les dispositions en vigueur avant le 1er janvier de cette année continuent à s'appliquer (voir le tableau ci-dessus).  

Par ailleurs, compte tenu de leur nature hétérogène, les facteurs de pénibilité peuvent nécessiter une appréciation plutôt individuelle (travail de nuit, équipes alternantes, milieu hyperbare) ou à l’inverse plutôt collective (facteurs relatifs aux contraintes physiques marquées). Aussi, le législateur, soucieux « de ne pas enfermer les professions dans des contraintes trop fortes » (rapport des missions de réflexion précité), ouvre plus largement, tout en lui donner une plus grande force juridique, la possibilité  –déjà prévue par le législateur de 2014- pour les acteurs sociaux de définir dans le cadre des accords de branche relatifs à la prévention de la pénibilitél'exposition des travailleurs à un ou plusieurs des facteurs de risques professionnels au-delà des seuils réglementaires, en faisant notamment référence aux postes, métiers ou situations de travail occupés et aux mesures de protection collective et individuelle appliquées. 

En l'absence d'accord de branche étendu, ces postes, métiers ou situations de travail exposés peuvent également être définis par un référentiel professionnel de branche homologué par un arrêté conjoint des ministres chargés du travail et des affaires sociales après avis du Conseil d'orientation des conditions de travail. Un décret du 30 décembre 2015 précise que ce référentiel ne peut être établi que par une organisation professionnelle représentative dans la branche concernée, dans la limite de son champ d'activité. Il indique en outre qu'il ne peut être établi qu'un seul référentiel pour chaque branche ou pour chaque champ d'activité d'une branche et, s'agissant des postes, métiers ou situations qu'il identifie, il précise qu'il ne peut être fait usage dans cette même branche ou dans ce même champ d'activité d'un autre référentiel.

Le référentiel doit présenter l'impact des mesures de protection collective et individuelle sur l'exposition des travailleurs à la pénibilité. Pour que l'instruction de la demande de son homologation puisse se faire, il doit être accompagné de toutes données permettant d'évaluer les effectifs de travailleurs de la branche concernée exposée aux facteurs de risques professionnels au-delà des seuils. Une réévaluation du référentiel doit être entreprise selon une périodicité qui ne peut excéder 5 ans. 

Enfin, pour sécuriser la situation des employeurs mobilisant ces outils conventionnels, il est prévu d’une part que les employeurs qui appliquent un référentiel de branche pour déterminer l’exposition de leurs salariés sont présumés de bonne foi et, d’autre part que les employeurs qui appliquent les stipulations d’un accord de branche étendu relatif à la prévention de la pénibilité ou d’un référentiel de branche homologué pour déclarer l’exposition de leurs travailleurs ne peuvent se voir appliquer les pénalités prévues en cas de déclaration d’exposition inexacte.   

4- La seule déclaration d’exposition ne présume pas un manquement à l’obligation de sécurité

Pour dissuader les salariés qui peuvent être tentés, lors de contentieux portant sur la faute inexcusable, de faire valoir la déclaration d’exposition faite par leur employeur comme preuve de son manquement à son obligation de sécurité de résultat, la loi prévoit que le seul fait pour l’employeur d’avoir déclaré l’exposition d’un travailleur aux facteurs de pénibilité ne saurait constituer une présomption de manquement à son obligation d’assurer la sécurité et de protéger la santé physique et mentale des travailleurs.