Arval Service Lease SA est une entreprise spécialisée dans le secteur d’activité de la location de longue durée de voitures et de véhicules automobiles légers, dont l’effectif est compris entre 200 et 249 salariés.

Son précédent accord sur le traitement du harcèlement, de la violence au travail et de la discrimination, conclu le 28 novembre 2014 pour une durée de 4 ans, s’approchant de son terme, l’entreprise Arval Service Lease a signé avec les représentants des organisations syndicales FO et SNB/CFE-CGC un nouvel accord quatriennal le 9 juillet 2018.

Ce faisant, les signataires ont choisi de conserver la base de la procédure établie dans l’accord de 2014. Toutefois, ils ont décidé de « remplacer l’instance de recours que représentait le Référent harcèlement par un Comité [d’alerte] statuant de manière collégiale ».

Les signataires ont confirmé leur volonté de poursuivre leur politique de prévention des Risques Psycho-Sociaux (RPS), notamment par :

•           « La sensibilisation et la formation des collaborateurs de l’entreprise et le traitement des situations de harcèlement moral et de violence au travail ;
•           En introduisant et interdisant les propos et agissements sexistes (…) ;
•           En scindant volontairement la notion globale de harcèlement » en harcèlement moral et harcèlement sexuel.

Cet accord « s’inscrit dans la continuité des accords (…) relatifs au Contrat de génération, à l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes et à l’accord en faveur de l’emploi des personnes en situation de handicap ». Dans ce cadre, la formation obligatoire à la non-discrimination des collaborateurs en charge du recrutement s’ajoute aux mesures présentes dans le volet prévention des RPS.

« Par le présent accord, l’entreprise entend renouveler son engagement de prévenir, gérer et sanctionner tout fait pouvant être dommageable à la santé physique et morale et ses collaborateurs ».

Afin d’avoir une approche commune des notions abordées dans le texte, les signataires se sont entendues sur leurs définitions :

•          Harcèlement et violence au travail : reprise de la définition de l’ANI du 26 mars 2010 ;
•          Harcèlement moral et sexuel : reprise des définitions des articles L.1152-1 et L.1153-1 du Code du travail ;
•          Propos et agissements sexistes : reprise de la définition de l’article L.1142-2-1 complétée par les parties avec la définition d’une Inspectrice générale des Affaires Sociales renommée : « Le sexisme au travail, ce sont tous ces petits signes, comportements, propos insidieux et sournois qui déstabilisent, infériorisent, délégitiment […] dans le monde du travail, […] Autrement dit, tout ce qui est infra-harcèlement sexuel ou agression caractérisée, et qui n’est pas susceptible de faire l’objet d’un recours devant le juge » ;
•            La discrimination : reprise des définitions des articles 225-1 et 225-1-1 du Code pénal et L.1132-1 du Code du travail.

Par simplification, l’accord regroupe l’ensemble de ces situations et agissements sous la notion de « situations non conformes ».

Le présent accord a fait l’objet d’un avenant conclu le 18 mars 2019 pour une durée déterminée qui prendra fin le 30 septembre 2019. L’avenant modificatif porte sur la procédure de traitement des cas signalés, plus précisément sur la phase d’enquête. Ainsi, « lorsqu’il est décidé d’ouvrir une enquête, [la Direction peut] opter soit pour un traitement en interne, soit pour un recours à un cabinet externe ».

Vous trouverez en pièce-jointe l’accord collectif et son avenant.

MODALITÉS DE PRÉVENTION ET DE SIGNALEMENT

Si chaque collaborateur a un rôle à jouer dans la prévention et l’identification des « situations non conformes », des acteurs privilégiés ont un rôle essentiel pour faire remonter les informations et déclencher les alertes :

•         « La Direction et ses représentants.

•         Le collaborateur, manager, et Gestionnaire Ressources Humaines » :

o   Collaborateur : peut signaler ou témoigner d’une « situation non conforme » et transmettre le signalement au Chargé des relations sociales.

o   Manager : étant l’interlocuteur au quotidien, il doit être le premier recours en cas de difficulté. « En cas de « situation non conforme » présumée, le manager est chargé de relayer l’information auprès du Chargé des relations sociales ».

o   GestionnaireRessourcesHumaines : entretiens individuels avec les collaborateurs de sa propre initiative ou celle des collaborateurs. « En cas de signalement, le Gestionnaire Ressources Humaines transmet tous les éléments dont il dispose au Chargé des relations sociales ».

•      Le Comité d’alerte : ayant remplacé le Référent harcèlement, ce Comité statue « en cas de recours contre la décision de la direction des ressources humaines ». Il est compétent dans les matières englobées sous la notion de « situations non conformes ». Il peut être saisi par tout témoin ou victime supposée, soit directement soit par l’intermédiaire d’un représentant du personnel (voir ci-après).

•        Les représentants du personnel : les membres de la Commission Santé, Sécurité et Conditions de Travail (CSSCT) du Comité Social et Économique (CSE) « peuvent formuler des propositions, informer et alerter la Direction sur toutes situations individuelles qui leur paraissent entrer dans le cadre du présent accord »

En outre, « si les collaborateurs, victime supposée et auteur présumé, le souhaitent, les représentants du personnel ont également la possibilité d’accompagner ces collaborateurs lors des entretiens individuels d’écoute, puis de restitution, de la phase d’enquête de la procédure de traitement des signalements (…) ».

•       Le référent Conformité : c’est un membre permanent du Comité d’alerte apte à recevoir tout signalement ou alerte de « situations non conformes » par le dispositif « d’alerte éthique ». En outre, il relaie les informations recueillies au Chargé des relations sociales.

•      Le médecin du travail : il peut détecter des « situations non conformes » dans le cadre du suivi médical.

En outre, il peut être directement sollicité par tout collaborateur en difficulté. Dès lors, il doit alerter le Chargé des relations sociales et peut « proposer des mesures visant à préserver la santé physique et mentale des collaborateurs concernés, des actions correctrices et/ou d’accompagnement »

•      L’assistante sociale : son rôle est d’écouter d’accompagner les collaborateurs placées dans des situations problématiques. Elle peut, avec l’accord du collaborateur, « solliciter le Chargé des relations sociales pour permettre une meilleure prise en compte des difficultés qui influent sur l’activité professionnelle et les relations de travail ».

La sensibilisation aux situations de harcèlement et de violence au travail, aux propos et agissements sexistes et à la discrimination est réalisée par :

•       L’information provenant du :

o   « Règlement intérieur (…) ;

o   Code de conduite du Groupe BNP Paris (…) ;

o   Présent accord, disponible sur l’intranet ».

•       La communication :

D’après les parties, « il est essentiel de pousser l’information pour s’assurer que chaque collaborateur puisse en avoir connaissance ».

Ce faisant, le présent d’accord a été communiqué aux collaborateurs via la Lettre hebdomadaire de l’entreprise.

Sur l’intranet de l’entreprise, est diffusé :

o   « Un support d’information et de sensibilisation ;

o   Les différentes définitions (…) du présent accord ;

o   Les sanctions applicables aux auteurs d’agissements « non conformes » ;

o   Les garanties et dispositions prévues au sein de l’entreprise ;

o   Les différents dispositifs d’écoute, d’information, d’échanges ainsi que la liste et les coordonnées des différents interlocuteurs ».

•       La formation :

Élaboration d’une formation relative à la prévention des RPS et de sensibilisation aux « situations non conformes », formation obligatoire pour tous les collaborateurs.

Une formation spécifique supplémentaire est dispensée aux collaborateurs dont le poste l’exige, tel que les managers, collaborateurs au sein de la direction des ressources humaines et représentants du personnel.

Dans le cadre du signalement d’une situation, deux cas sont à distingués :

•      Le cas général, où tout collaborateur qui se considère victime, ou témoin, peut saisir les interlocuteurs énumérés précédemment en cas de présomption de « situations non conformes » ;

Tout signalement est transmis au Chargé des relations sociales et donnera lieu à une enquête qui pourra aboutir à la prise de mesures d’accompagnement et/ou de sanctions.

•     La procédure de droit d’alerte éthique déjà présente dans l’entreprise est également accessible à tout collaborateur qui se considère victime ou témoin d’une « situation non conforme ». Tout collaborateur peut se saisir du dispositif d’alerte éthique de manière confidentielle via l’intranet.

Dans toutes les situations, l’entreprise assure la protection des victimes et des témoins en garantissant « qu’aucun collaborateur ne peut être sanctionné, licencié, ou faire l’objet d’une mesure discriminatoire, directe ou indirecte, notamment en matière de rémunération, de formation, de reclassement, d’affectation, de qualification, de classification, de promotion professionnelle, de mutation ou de renouvellement de contrat pour avoir subi, ou refusé de subir, des agissements de harcèlement moral ou sexuel ou une discrimination, ou pour avoir témoigné de tels agissements ou les avoir relatés, dans le respect des dispositions du Code du travail. Dans le même sens, toute forme de pression à l’encontre de la victime et des témoins ayant alerté ou participé ou témoigné de bonne foi, dans le cadre de la procédure d’enquête, sera jugée inacceptable ».

TRAITEMENT DES SIGNALEMENTS ET ALERTES

Les parties conviennent de mettre en œuvre une procédure spécifique en cas de signalement et d’alerte de faits considérés « non conformes ».

Les signataires ont dégagé des principes généraux, tel que l’anonymat ou la confidentialité, qui ont vocation à s’appliquer dans le cadre de la procédure de traitement des signalements et alertes.

La procédure de traitement des cas signalés débute par une phase de pré-instruction afin d’analyser la situation. Ce rôle incombe au Chargé des relations sociales, qui doit établir la réalité des faits durant cette phase : « l’objectif (…) est de juger si les éléments signalés sont suffisamment concordants pour nécessiter l’ouverture d’une enquête ».

Dès lors, le Chargé des relations sociales prend la décision d’ouvrir ou non une enquête. Il informe de cette décision « la victime supposée, le Comité d’alerte, et le cas échéant le représentant du personnel qui est intervenu lors du signalement ».

S’il y a enquête, s’ouvre une phase d’enquête avec le choix entre le recours à une enquête interne ou à un cabinet externe revient au Comité d’alerte.

Modalités de l’enquête interne :

Entretien individuel objectif et impartial réalisés par deux « chargés d’enquête », qui sont des membres de la direction des ressources humaines avec au moins un gestionnaire de carrière. Ils sont à l’écoute et approfondissent la situation litigieuse avec l’aide de l’ensemble des parties :

•        « L’auteur du signalement (victime supposée et/ou témoin) ;
•        La victime supposée si elle n’est pas l’auteur du signalement ;
•        Le collaborateur mis en cause ;
•      Et toute autre personne ou témoin dont le témoignage serait jugé nécessaire dans le cadre de l’instruction du dossier ».

À leur demande, la victime supposée et l’auteur présumé peuvent se faire accompagner d’un représentant du personnel au cours de leur entretien.

Modalités de l’enquête menée par un cabinet externe :

Le choix du cabinet externe revient à la direction des ressources humaines selon son expertise, « ses compétences et les spécificités des faits « non conformes » et des collaborateurs concernés par l’enquête ».

Le cabinet mène l’enquête en toute indépendance et impartialité « selon les mêmes modalités qu’une enquête réalisée en interne ».

Que le traitement soit interne ou externe à l’entreprise, les entretiens feront l’objet d’un compte-rendu rédigé en toute objectivité par les « chargés d’enquête » ou le cabinet externe, qui pourront confirmer ou infirmer la situation signalée.

Enfin, les « chargés d’enquête » ou le cabinet externe « remettent leurs conclusions au directeur des ressources humaines (DRH) qui décidera des mesures à adopter ».

Concernant les suites de la procédure, même si les faits constitutifs d’une « situation non conforme » ne sont pas établis, le DRH peut « convenir de l’existence d’une situation difficile » et proposer des mesures tendant à faire cesser les difficultés présentes.

Si les faits constitutifs d’une « situation non conforme » sont établis, il revient au DRH d’ordonner « toute mesure appropriée pour faire cesser immédiatement les faits répréhensibles ».

Un entretien individuel de restitution des conclusions d’enquêtes est organisé pour la victime supposée et l’auteur présumé, qui ont le choix de se faire accompagner par un représentant du personnel.

Cet entretien fait courir le délai pour former un recours auprès du Comité d’alerte.

Des mesures en faveur des victimes sont mises en place pour les accompagner et les soutenir notamment sur les plans médical et psychologique. Les parties ont convenu que selon les cas, il s’agira « d’un accompagnement médical, social et managérial le cas échéant », afin d’aider la victime à se maintenir et/ou à retourner dans l’emploi.

De plus, l’entreprise propose à la demande de la victime « les références de tiers, avocats (…) en mesure de l’accompagner dans sa prise de décision sur l’action de faire valoir ses droits (…) » et s’engage à prendre la charge de ces frais de recours et d’accompagnement. Cette mesure est ouverte aux collègues et au manager de la victime selon la situation.

La sanction des agissements fautifs relève de la responsabilité de l’entreprise, de sorte que le DRH « prendra toute sanction appropriée, dans le respect des dispositions du Règlement intérieur, à l’encontre de l’auteur des agissements fautifs », jusqu’à son licenciement.

Le Comité harcèlement, violence au travail, agissements sexistes et discrimination dit « Comité d’alerte » en remplaçant le Référent harcèlement, « représente une voie de recours et est compétent lorsque le collaborateur se considérant victime ou le collaborateur mis en cause n’est pas satisfait des conclusions restituées lors de l’entretien » de restitution des conclusions.

La saisine du Comité d’alerte est possible via deux modalités :

•      Saisine dans le cadre du signalement, « à l’initiative de la victime supposée, d’un représentant du personnel ou de tout collaborateur témoin de faits non conformes ». Dès lors sa mission est de transmettre le signalement dont il a pris connaissance au Chargé des relations sociales.
•      Saisine dans le cadre du recours pour effectuer un nouvel examen du dossier. Le comité est saisi directement par la victime supposée ou l’auteur présumé, ou par l’intermédiaire d’un représentant du personnel. Dans ce cadre, « le Comité doit être saisi par écrit dans un délai de 5 jours ouvrés à compter de la restitution des conclusions de l’enquête ».

« Le Comité d’alerte est composé des membres suivants, selon le périmètre concerné :

•       Le DRH ;
•       Le Responsable Conformité ;
•       Le Responsable de la Gestion de carrière ;
•       Un Responsable opérationnel membre du Comex, autre que celui dont dépendent la victime supposée et l’auteur présumé » : c’est un membre éphémère du Comité d’alerte désigné avant chaque réunion d’un commun accord entre les membres permanents.

Avant la réunion de ses membres, le Comité d’alerte se voit remettre l’ensemble du dossier. Il examine alors « les éléments recueillis et établis au cours de la phase de pré-instruction et d’enquête ».

Durant la réunion, il procède à une analyse de la situation en étudiant l’ensemble des éléments, les faits, et la sanction envisageable. Il peut en outre « demander à recevoir tout collaborateur de l’entreprise ».

Les conclusions du Comité d’alerte sont décidées de manière collégiale. Ses membres décident à l’unanimité « de la qualification des faits qui [leur] ont été soumis, des mesures devant être mises en place et de la sanction appropriée ».

Les parties ont prévu un bilan annuel à présenter aux instances représentatives du personnel pour faire le point, suivre et mesurer l’efficacité du dispositif de traitement des cas signalés de harcèlement moral et sexuel, propos et agissements sexistes, violence au travail et de discrimination.