La société SAGE met en place un accord sur le télétravail

Mesures

Eligibilité au télétravail

• Tous les salariés peuvent avoir recours au télétravail
• Les télétravailleurs sont identifiés en quatre catégories de salariés, on y trouve d’une part les télétravailleurs réguliers sans contrainte métier, ensuite les télétravailleurs réguliers avec contrainte métier, puis les télétravailleurs de droit du fait de leur situation individuelle et enfin les télétravailleurs à temps plein ayant signé un avenant à leur contrat de travail pour du télétravail à temps plein à la suite de la fermeture de leur site en 2017 ou ultérieurement à leur embauche

Modalités de mise en œuvre du télétravail

Les modalités de demande et de validation du télétravail à l’initiative du salarié :

• Une procédure allégée sera mise en place jusqu’au 30 septembre 2022 :

Les salariés doivent exprimer leur souhait de télétravail auprès de leur manager direct qui devra formaliser sa position par retour de mail puis en faire part au service des Ressources humaines pour une prise en compte du rythme du télétravail.

• Le télétravail ne pourra s’effectuer que dans le cas où le salarié pourra disposer :
  • D’une connexion internet et d’un endroit adapté au télétravail
  • D’une assurance multirisque habitation couvrant le lieu de télétravail
  • De moyens nécessaires au respect de la procédure d’authentification sécurisée pour télétravailler
  • D’installations électriques au domicile conformes aux règles de sécurité
• Le télétravail sera régularisé dans un second temps par le service des ressources humaines par le recours à la procédure classique
• La procédure classique subordonne l’accord du responsable hiérarchique à la volonté du salarié de télétravailler
• La Direction des Ressources Humaines pourra accompagner et conseiller le management dans sa prise de décision si nécessaire
• Une réponse de la part du responsable hiérarchique sera faite dans un délai maximum de 1 mois et demi à la suite de la remise de la demande du salarié
• Un accord écrit devra formaliser le télétravail habituel

Période d’adaptation :

• Une période d’adaptation au télétravail de trois mois est prévue
• Le télétravail pourra être mis fin suite à un délai de prévenance réciproque de 15 jours de la part de l’une des deux parties au cours de la période d’adaptation
• En cas de demande du salarié, celle-ci est formulée par écrit à l’autre partie avec la Direction des Ressources humaines en copie qui devra formaliser sa réponse au salarié

Planification des jours de travail et suspension provisoire du télétravail :

• Le salarié pourra choisir ses jours de télétravail en accord avec son responsable hiérarchique.
• La modification exceptionnelle sera possible par accord mutuel et devra faire l’objet d'information écrite
• Une suspension provisoire du télétravail sera possible tout en respectant un délai de prévenance de 7 jours minimum
• Le télétravail sera suspendu en cas d’action de formation en présentiel pendant toute sa durée

Réversibilité permanente :

• Le télétravail pourra être mis fin de manière totale ou partielle à l'initiative du salarié ou de son responsable hiérarchique tout en respectant un délai de prévenance fixé à 15 jours. Ce délai pourra être porté à 2 mois en cas de rupture émanant du responsable hiérarchique et en cas de présentation de justificatif indiquant la nécessité pour le salarié d'adapter son organisation personnelle
• Le télétravail ne pourra pas être mis fin dans le cas où le collaborateur sera recruté en télétravail à temps plein ou pour convenance personnelle du fait d’un déménagement du domicile

En cas de changement d’emploi de domicile ou de temps de travail :

• La situation de télétravail sera réexaminée

En cas de départ de la société :

• Les conditions de télétravail pourront être aménagées dans l’hypothèse où une passation sur le poste impose un partage d'information sur le site

Organisation du télétravail

Conformité des installations et les lieux du salarié en télétravail à domicile :

• Le salarié assure et certifie la conformité des installations électriques de son domicile et son lieu de travail
• Le salarié disposera d’un espace de travail dans son domicile adapté à la réalisation de son travail
• L’entreprise doit pouvoir s’assurer que les locaux respectent les règles en matière d’hygiène de santé et de condition de travail

La mise à disposition de l'équipement du salarié par l’employeur :

• Le salarié disposera d’un équipement adapté fourni par l’entreprise et qui pourra être utilisé à des fins personnelles en dehors des heures de travail dans le cadre d’un usage raisonnable
• Le matériel devra être restitué en bon état en cas de cessation de l’activité à domicile ou dans les 8 jours à compter de la rupture du contrat de travail

Procédure de connexion à distance :

• La procédure de connexion à distance par authentification avec l’usage d’un smartphone ou tout autre outil s’applique de plein droit à tous les salariés pour assurer la sécurité des données en place dans l’entreprise

Confidentialité et la protection des données :

• Le salarié en télétravail à domicile doit respecter les standards d'utilisation du matériel informatique fixé par l'entreprise et donc assurer la confidentialité et la protection des données

Gestion des pannes et les incidents informatiques :

• Le salarié en télétravail doit prendre soin des équipements qui lui sont confiés et doit informer l’entreprise en cas de pannes ou d’incidents informatiques
• Un salarié ne pourrait pas se voir imposé de congés pendant une période d’indisponibilité pour cause de problèmes techniques

Les assurances :

• Le salarié doit déclarer sa situation de télétravail auprès de sa compagnie d’assurance.
• Le matériel fourni par l’entreprise reste couvert par la police d’assurance de cette dernière.

Plages de joignabilité :

• Le salarié peut être contacté par ses interlocuteurs professionnels entre 9h et 18h, bien que cela ne puisse pas correspondre aux horaires de travail du collaborateur

Outils de communication :

• Le salarié bénéficie d'outils informatiques de communication nécessaires à la réalisation des fonctions à distance

Conditions de télétravail

Le temps de travail :

• Tout salarié doit saisir ses temps via l'outil de décompte du temps de travail mis à sa disposition par l’entreprise

La charge de travail :

• La charge de travail, les délais d’exécution, les objectifs fixés et les résultats attendus doivent demeurer les mêmes qu’en présentiel. Ils seront fixés, pour le salarié, lors des entretiens individuels et sont suivis tout au long de l’année, tout comme l’impact de l’organisation du travail en télétravail

Maintien du lien social et rôle du management :

• Les salariés devront être présent au moins un jour par mois sur le site de rattachement de l’entreprise
• Le management vérifie lors des entretiens périodiques de l’atteinte des objectifs qui lui sont fixés et que le fonctionnement ainsi que la qualité du service ne sont pas impactés par le télétravail
• Le manager et le salarié en télétravail organisent une réunion individuelle au moins une fois par mois
• La planification des jours de télétravail doit tenir compte de l’organisation du service
• La performance du salarié est évaluée de la même manière que pour les activités en présentiel et est évaluée lors de l’entretien annuel et des entretiens individuels

Évolution professionnelle :

• L'évolution professionnelle du salarié à travers sa rémunération et sa carrière, ne sera pas différente du fait du recours au télétravail

Concernant la santé la sécurité et suivi médical :

• Les dispositions relatives à la santé et la sécurité au travail sont applicables aux salariés en télétravail
• Le salarié en situation de télétravail bénéficie de la même couverture que les autres salariés de l’entreprise présents sur site
• Le salarié ne pourra télétravailler en cas d’absence justifiée par une maladie ou un congé
• En cas d’arrêt de travail lié à une maladie ou un accident, le salarié en télétravail bénéficie du maintien de rémunération après en avoir informé son responsable hiérarchique

Vie privée du salarié en télétravail à domicile :

• Afin de garantir le droit au respect de sa vie privée du salarié, si un moyen de surveillance est mis en place, il doit concerner uniquement l’utilisation des outils mis à disposition pour des motifs professionnels et être pertinent et proportionné à l’objectif poursuivi. Le salarié doit en être informé en cas de mise en place après information et consultation de l’employeur auprès des institutions représentatives du personnel

Egalité de traitement et respect des droits et avantages individuels et collectifs

• Les salariés en télétravail à domicile ont les mêmes droits individuels que les salariés présents sur site

• L’entreprise continue de mettre à la disposition du salarié en télétravail l'équipement nécessaire, cependant, celui-ci il est à la charge du salarié de transporter ses outils informatiques entre son lieu de télétravail et les locaux de l’entreprise
• Les salariés en télétravail ont les mêmes droits collectifs que les salariés sur site en matière de relations avec les instances représentatives du personnel et en en matière d'élections

Accompagnement du télétravail

• L’entreprise s’engage à verser une indemnité forfaitaire télétravail correspondant à la prise en charge d’une quote part des frais de consommation courante liée à la présence au domicile ainsi qu’aux frais de connexion
• L’entreprise mettra en place une enveloppe de remboursement des frais professionnels d’un montant de 150 euros, celle-ci sera renouvelée tous les 3 ans à compter du premier remboursement pour les salariés qui télétravaillent plus de trois jours par semaine de manière habituelle
• Les tickets restaurants sont maintenus pour les salariés en situation de télétravail
• L’entreprise prend en charge 80% du titre de transports urbains en commun en région parisienne et dans les villes de province

Travail occasionnel à domicile

• Le travail occasionnel à domicile est accessible à tous les salariés sans limite maximale sur un exercice fiscal et fractionnable par demi-journée
• Son recours reste subordonné à l’accord du responsable hiérarchique et ne donne lieu à aucune contrepartie financière ni reconnaissance d’un passage en télétravail habituel

Droit syndical en télétravail

• Les organisations syndicales pourront adresser des communications à travers les boîtes mails électroniques de chaque salarié sous réserve d’en informer la direction des ressources humaines de l’entreprise
• Les organisations syndicales représentatives pourront également organiser des temps d'échanges avec les salariés une fois par mois en dehors du temps de travail et en présentiel ou en distanciel